8 niezbędnych elementów dobrej konferencji

Zawsze mnie szokuje, kiedy jakiś prelegent wylicza do jakich organizacji należy i gdzie jest największym ekspertem. Do ilu osób przemówił – z zapewnieniem widowni, że zera mu się nie pomyliły.
Ile osób przeszkolił – z podziałem na płeć, wiek i lokalizację.
Ile osób biło mu brawo – z podziałem na stojąco i na siedząco.
Ile osób napisało Twitty z hashtagiem #JESTEŚNAJLEPSZY albo #bardzodobraprezentacja.
Jestem bardziej wrażliwa na cierpliwość publiczności niż na ego prelegenta. Dlatego wpadłam na pomysł, a szanowna Janina  uznała go za wspaniały (a to naprawdę coś!), że przed każdym siedzeniem na widowni powinien być umieszczony guzik, który naciska każdy ze słuchających, kiedy już nie ma ochoty słuchać. A kiedy guzik naciśnie powyżej 50% osób na sali – mikrofon wyłącza się automatycznie.
Uważam, że jest to nie tylko uczciwe, ale bardzo motywujące dla tych, którzy trzymają mikrofon – żeby nie mówili tylko o sobie, ale dali coś OD siebie.
Na wypadek gdybyście myśleli, że pomysł jest absurdalny lub, że ja jestem wybitnie genialna – śpieszę upewnić, że niestety nie.
W Cannes kilka lat temu usłyszałam o genialnym pomyśle pewnego NAJBARDZIEJ UCZCIWEGO TEATRU NA ŚWIECIE:
PAY PER LAUGH – w teatrze był zainstalowany czujnik, który mierzył ile razy się śmiałeś na spektaklu, żebyś potem zapłacił za bilet adekwatnie.
Pomysł mi się spodobał dlatego, że gdybym lubiła teatr – to do tego chodziłabym zawsze, bo wiele trzeba zrobić, żeby mnie rozśmieszyć, więc wreszcie bym się cieszyła z należnej mi zniżki.
Jeżeli jeszcze tego nie widzieliście, to bardzo zachęcam Was do obejrzenia filmu: https://www.youtube.com/watch?v=V0FowbxEe3w
Na razie w branży konferencyjnej nie mamy takiej innowacji, więc pomyślałam, że ponieważ wszyscy podają statystyki na swój temat, to ja też muszę się sprężyć i zrobić podsumowanie z jednego roku. Powód: coraz częściej słyszałam uwagi na temat tego, że mam niemożliwe wymagania w stosunku do organizatorów. I że przesadzam. I że  jestem przewrażliwiona. Oczywiście uwagi, że jestem divą czy księżniczką odbieram jako komplement – więc nie wliczam ich do listy obelg.
Podliczyłam 2017 rok, żeby uwiarygodnić swoje PRAWO głosu w dyskusji, jak powinna wyglądać konferencja i jaki powinien być stosunek do prezenterów oraz uczestników – skonfrontowałam je z głosami osób organizujących kilka konferencji w roku (bez doświadczenia na scenie).
Wystąpiłam na 29 konferencjach ogólnodostępnych, w ¾ brałam udział także jako uczestnik, organizatorom 15-tu odmówiłam (w tym organizatorowi kongresu zainicjowanego przez Philipa Kotlera w Mumbaju).
Wystąpiłam na 12 zamkniętych konferencjach organizowanych przez lub dla klientów.
W ciągu jednego roku jako jedyna Polka wystąpiłam z prelekcjami na najważniejszych światowych festiwalach kreatywności:  Cannes Lions, Eurobest i Spikes Asia Festival, biorąc w nich udział także jako  uczestnik.
To jest tylko rok 2017.
Mój przepis na zorganizowanie WOW konferencji czy eventu bierze się z doświadczeń z całego mojego życia (występuję od 2000 roku), ale ten ostatni rok – był rokiem, kiedy zdecydowanie częściej byłam zapraszana, niż prosiłam o zaproszenie. Dlatego dla tych, którzy uważają, że PRZESADZAM – śmiem twierdzić, że to oni NIE dościgają: co jest najważniejsze na konferencji.

1. Mówić do rzeczy

Gdybym napisała o tym, że najważniejsze, to znać swoich uczestników, czy być przygotowanym – to byłaby prawda, ale tak banalna, że natychmiast wszyscy przerwaliby czytanie.
Wszyscy mówią o konsumentach, o insightach, o Big Data, X< Y< Z, trendach i innych niezwykle nadużywanych pojęciach. Największy problem na konferencjach jest taki, że najciekawszą ich częścią są tytuły – są napisane prawdziwym kunsztem copywriterskim, nastawionym na wygranie i przyciągnięcie uczestników.
Jeżeli jesteś prelegentem warto, żebyś zrobił sobie research: o czym wszyscy mówią, a potem – zdecydował, że o tym na pewno mówić nie będziesz.
Nie ma takiej możliwości, żebym jako uczestnik poszła na konferencje  – kobiety w biznesie, coaching w pracy, kreatywność w firmie.
Teraz są czasy, kiedy wszyscy szukają rozwiązań.
Jeżeli jesteś organizatorem – zrób to samo, co uczestnik, tylko podejmij męską decyzję. Że tych, którzy mają najbardziej „trendy” (czyli oklepane) tematy  – nie przyjmujesz.
CANNES: zawsze był na temat kreatywności. Największy zarzut, który się wobec niego teraz pojawia to taki, że jest coraz bardziej komercyjny i coraz mniej kreatywny. Ten zarzut wynika z ograniczonej definicji tego czym jest kreatywność. Wynika to z definicji ograniczonych pomysłów.
Kiedyś kreatywność oznaczała – WOW reklamę i Złotego Lwa na koniec imprezy.
Cannes ZREDEFINIOWAŁ kreatywność – jest to sposób myślenia I sposób działania, a nie tylko akcja reklamowa.  Dlatego są sesje z neurobiologami, którzy opowiadają

• jak pobudzić mózg i jakie czynności wyeliminować, żeby nie być banalnym jak 98% ludzi komentujących Game of Throne (tak, Jon Snow jest przystojny i bardzo lubiany, wiemy też, że matka pięknych prawie ptaków jest WOW i jest jej za mało).
• jak robić badania, żeby dostać insight’y kreatywne i inspirujące, a nie wyglądające jak wypis z podręcznika dla obcokrajowców do nauki naszego języka („mama kocha swoje dziecko”, „pies to przyjaciel rodziny”),
• jak pomóc klientowi zrealizować pomysł kreatywny, zamiast kląć, że oni się nie znają, jak mówić do ludzi tak, żeby było oryginalnie, ale w obrębie ich własnego mikrokosmosu itd.

Tak – Cannes nie jest już tylko o kreatywności w reklamie. Jest o kreatywności w komunikacji , w sposobie myślenia,w sposobie działania. Może to się nie podobać tym, co przyjeżdżają tylko po statuetki, ale 15 tys. ludzi co roku przyjeżdża też na kilka tysięcy godzin wykładów – i jeżeli wybiera wykłady zamiast plaży, to jak pokazuje prawdopodobieństwo – pewnie pod koniec festiwalu zdobędzie też statuetkę.

2. Sprawdzenie uczestników

Powód, dla którego 99% konferencji uważam za totalny dramat jest taki, że wychodzę z nich z notesem zapełnionym tylko kartką z nagłówkiem: co było nie tak – info dla organizatorów.
Banalność, nieprzygotowanie, dramatyczna forma prezentacji – jest czymś, za co powinno się chodzić do więzienia. Nie wiem, czy organizatorzy, czy prelegenci, może jedni i drudzy.
Ludzie przyjeżdżają z daleka = czas + koszty.
Nie idą do pracy = czas + koszty + zaległości w pracy.
Nie spędzają czasu z rodziną i nie poświęcają go na swoje hobby = smutek + brak endorfin.
I ktoś ma slajdy opisane czcionką Times New Roman, wielkość 12, i opowiada mi o tym, że świat się zmienił, że video jest najważniejsze, że content musi być angażujący, że konsumenta uwaga jest najważniejszą walutą, że ludzie się zmieniają.
Serio?!
Nie zgadzam się na to, żeby traktować mnie jak głupka, który nie wie co to jest Google a książki zamienił na czytanie magazynów.
Jeżeli prezentacja nic nowego nie wnosi, nawet nie porządkuje mojej wiedzy, czy nie wprowadza jakiejś struktury – nic nowego nie zmienia w moim mózgu – to JA powinnam dostać pieniądze za to, że przyjechałam i poświęciłam: czas + pieniądze + serotoninę. I dostałam tylko zastrzyk testosteronu.
Cannes, Eurobest, Spikes, Dubai Lynx:
Zanim Cię przyjmą na listę prelegentów – odbywają z tobą 40-minutową rozmowę. Ja musiałam opowiedzieć o wszystkich pomysłach, które zgłosiłam i UDOWODNIĆ, że one coś wniosą.
Musiałam odpowiedzieć na pytania w stylu: jak to będzie relewantne dla uczestników z Azji? Dlaczego badania IZMAŁKOWA mogłyby zainspirować osoby, które zjadły zęby na badaniach? Jaki byłby powód, dla którego dyrektorzy i prezesi wielkich marek chcieliby Cię posłuchać? Co oni z tego wyniosą?
Po tej rozmowie decydują, czy coś wybiorą.
Po tym, kiedy Cię wybiorą – jest jeszcze jedna prawie godzinna rozmowa tylko i wyłącznie na temat prezentacji, którą wybrali.
Potem jest wymiana maili z kilkoma pytaniami oraz sugestiami organizatorów.
Tuż przed prezentacją jest kolejna rozmowa lub maile sprawdzające na jakim jesteś etapie i czy Twoje myśli są pozbierane tak, że inni będą w stanie też je ogarnąć i czy na pewno Twoja prezentacje odpowiada na potrzeby wszystkich potencjalnych uczestników (czy Junior Brand Manager zrozumie, czy kreatywny nie będzie się nudził, czy prezes czegoś się nauczy, czy Client Service wyniesie coś dla siebie itd.)
Może dlatego mam oddzielną półkę w domu na notesy po prezentacjach z Cannes, do którego dołączyły ich siostrzane konferencje – Spikes i Eurobest.
Oni SPRAWDZAJĄ  prelegentów (ZANIM ICH ZAAKCEPTUJĄ), bo szanują uczestników (za te pieniądze, które płacisz w Cannes – lepiej żeby Cię szanowali).

3. Logo już dawno przestało być najważniejsze

Niektórzy myślą, że sprawdzają. Bo każą wysłać prezentację. To tak, jakby sprawdzić samochód rajdowy Formuły 1, bez zobaczenia na co stać kierowcę.
Sprawdzanie ma nastąpić ZANIM KOGOŚ ZAPROSILI LUB PRZYJĘLI. Potem, jeżeli już kogoś zaprosili lub przyjęli – to czas na zaufanie oraz schowanie swojego ego. NAPRAWDĘ  NIE MA POTRZEBY NA TEMPLATE konferencji i wymaganie, żeby logo organizatora było na nim  większe niż tytuł slajdu.
To tak, jakby przyjąć do pracy Einsteina i potem mieszać w jego E=MC². Nie mówię, że wszyscy prelegenci są Einsteinami, ale tak powinni być traktowani – żeby wyszli na scenę i czuli się królami swojego tematu.
Jeżeli ktoś już przyszedł na Waszą konferencję – nie wydaje się Wam, że już wie, gdzie jest?
Jako osoba wychowana w Związku Radzieckim brzydzi mnie jakikolwiek przejaw urawniłowki i nie ma takich argumentów, które mnie przekonają, że to jest lepsze niż  indywidualny styl prezentera
Niektórzy myślą, że wysyłanie prezentacji potrzebne po to żeby ją sprawdzić I “zatwierdzić”. To jest absurd, na który ja osobiście nigdy się nie zgadzam, tym bardziej, że są tacy, którzy żądają prezentacji kilka tygodni przed. Codziennie czytam, codziennie oglądam kilka TEDx, codziennie rozmawiam z mądrzejszymi ode mnie. Gdybym wysłała moją prezentację 2 tygodnie przez moim talkiem, to muszę prezentować ją z pozycji “o 2 tygodnie  głupszej mnie”.
Ja zaczynam przygotowywać prezentację 2 miesiące przed i cały czas ją szlifuję.
Podczas licznych prób przed lustrem poprawiam i uzupełniam. Jestem przekonana, że KAŻDY z wybitnych prezenterów, których w życiu spotkałam spędza porównywalną ilość czasu i prezentuje z pozycji najmądrzejszego siebie, czyli takiego, jakim jest DZISIAJ, a nie był wczoraj czy tym bardziej 2 tygodnie temu.
Odebranie mi prawa do poprawienia prezentacji jest skazaniem mnie na wyjście na scenę większym głupkiem niż jestem. Nie mam na to zgody, 3 razy w tym roku zrezygnowałam z prezentacji, bo ktoś nalegał (3 razy ulegli, i pozwolili mi prezentować tak, jak chciałam i 3 razy dostałam list z podziękowaniem i przeprosinami).
Nie, nie oczekuję przeprosin. Oczekuję zrezygnowania z absurdalnego zadania sprawdzenia mnie. Skoro uważacie, że nie zmarnuję pół godziny czasu Waszych gości, to bądźcie uprzejmi zaufać mi z formą prezentacji.
SPIKES: ponieważ azjatycka kultura jest dość tradycyjna – poprosili mnie, żebym się upewniła, że nie naruszam żadnych dobrych obyczajów, sprawdzili to też ze mną na próbie wyczulając mnie na różnice kulturowe (między innymi uprzedzili mnie, żebym się nie peszyła, jeżeli na Sali nie będzie salwy śmiechu, bo to nie oznacza, że jest źle, ale po prostu Azjaci są mniej ekspresyjni, więc mam się nie peszyć i mówić dalej).
CANNES: wprost powiedzieli, że prezentacje w Cannes są oceniane przez najlepszych designerów na świecie, bo tylko pewnie takich stać na to, żeby się pojawić. Dlatego, jeżeli nie chcę się zapaść pod ziemię, żebym o tym pamiętała przygotowując prezentację.
Żadna z międzynarodowych konferencji NIGDY nie poprosiła mnie o umieszczenie ich pierwszego lub ostatniego slajdu albo loga. NIGDY.
Natomiast na jednej z polskiej konferencji powiedzieli mi, że jeżeli nie umieszczę ich slajdu, to nie dostanę dodatkowej wejściówki dla mojego gościa.
BRAWO – wielka klasa!

4. Obsługa techniczna

Konferencja powinna być jak blok operacyjny. Chirurg wchodzi na salę, myje ręce, nakłada rękawiczki i jest tylko jedna osoba, która go interesuje – PACJENT. Świat został za zamkniętymi drzwiami. On ma jeden i tylko jeden cel. I jest w stanie to zrobić, bo pielęgniarki wcześniej wszystko przygotowały. Bo kilka pielęgniarek w trakcie operacji dba o wszystko, żeby on mógł myśleć tylko o tym, o czym tylko on jest w stanie myśleć – jak naprawić pacjenta.
Uważam, że właśnie tak powinni być traktowani prelegenci.
Ja mam za zadanie podbić serca i umysły kilkuset osób. Nie chcę udowadniać, że Mac nie jest gorszy od PC i tłumaczyć się, że nie używam Maca, żeby zrobić osobom technicznym na złość.
Mimo, że wysłałam zdjęcie mojego Maca i przejściówki, którą zawsze i tak ze sobą mam, to większość organizatorów w ogóle tego nie potrzebuje. Mają pudełko ze swoimi przejściówkami. Nie ma problemu, żebym miała podwójny ekran, ani wyświetlane notatki na telebimie. Nie ma problemu z mikrofonem na głowę ani z żadną inną prośbą, jeżeli dotyczy ona spraw technicznych.
Jestem zawsze BARDZO wdzięczna, bo dzięki nim mogę skupić się na tym, po co jestem na scenie.
Na jednej konferencji w Polsce, mało tego, że nie było osoby technicznej, która znała się na Macach, to zaproponowali mi, żebym prezentowała z PDF.
Serio? Uważam, że jeżeli osoba z obsługi technicznej zamiast rozwiązywać problem mówi: zresetuj komputer i zaprezentuj z PDF, to jest to porównywalne do tego, że prelegent puszcza przez pół swojego wystąpienia TEDxa z YouTube (tak, to się zdarzyło).
W Londynie na Festival Of Marketing okazało się, że moja przejściówka nie działa, co spowodowało mój prawie natychmiastowy zawał serca. W tym czasie Szef Techniczny przyszedł, żeby zapewnić mnie, że znajdą rozwiązanie, a ja mam się skupić na prezentacji. A po prezentacji dostałam maila z przeprosinami, że taka sytuacja w ogóle miała miejsce i że narazili mnie na niepotrzebny stres.

1. Próby

Tylko rzetelne przygotowanie się do prezentacji jest ważniejsze od próby prezentacji.
Ja sama prezentuję do upadłego, ale muszę mieć próbną prezentację też na scenie, na której mam wygłosić prelekcję, żeby zaplanować, jak będę mówiła, w którym momencie, w jakim miejscu, jak będą siedzieli uczestnicy. Nie mówiąc już o próbie sprzętu. Bo rzadko się zdarza, żeby na pewno wszystko zadziałało dobrze od samego początku.
Ustawienie próby tuż przed prezentacją, to totalny absurd!
Na polskich prezentacjach często to ja muszę domagać się, żeby dano mi czas wcześniej niż tuż przed prezentacją, co jest traktowane jako moja fanaberia,  bo przecież mam na to  czas w trakcie lunchu albo herbaty.
Zazwyczaj robię tak, że przychodzę godzinę wcześniej rano i sama dogaduję się z technicznymi.
Cannes, Eurobest, FOM, Spikes – przesyłają Ci rozpiskę, żebyś nie musiał myśleć: o której masz prezentację i gdzie i o której będzie próba, skąd ktoś Cię odbierze i do kogo dzwonić w razie problemów.
Wiesz, że jest sztab ludzi, którym zależy na tym, żeby poszło Ci WOW, więc Ty też z siebie wyciskasz każdego neurona, żeby nie zawieść pracy teamu, który bardzo ciężko pracuje, żeby i Tobie się dobrze pracowało.

2. Troska o prelegenta

Jedna z odpowiedzi, jaką słyszę od prelegentów na pytanie, dlaczego prezentacje są tak na maksa pełne autopromocji, autogłaskanie ego, banałów, powtórek itp. – brzmi  –  dlatego, że im za to nie płacą.
Ja się nie zgadzam z takim podejściem. Uważam, że jeżeli się zgodziłeś, to musisz robić tak, żeby mądrość i charyzma leciała z Twojego komputera. Prawda jest jednak taka, że nie chce się pracować na konferencjach na których Ci nie płacą. Nie ma żadnego powodu, dla którego masz coś prezentować, pisać teksty – jeżeli ktoś na tym zarabia, a Ty nie. Argument, że docierasz do 300 osób lub 12 tysięcy czytelników – już mnie nie przekonuje.
Kiedy przecieka Ci rura w łazience, przychodzi hydraulik, żeby to naprawił, a Ty nie mówisz mu: proszę to zrobić za darmo, bo dajemy Panu możliwość przekonania się, że jest Pan wspaniałym specjalistą. Lub: proszę zrobić za darmo, a ja wywieszę na drzwiach Pana wizytówkę, a do mnie przychodzi naprawdę dużo ludzi z dużymi łazienkami.
Skoro nie przychodzi nam do głowy prosić hydraulika, rolnika czy lekarza o wykonanie usługi za darmo, to naprawdę nie rozumiem, dlaczego ktoś uważa, że jest OK proponować zawodowym speakerom wystąpienie za darmo. To jest ich praca i nie traktowanie ich jak darmowe krowy dojne, dzięki którym MY możemy przygotować dobry event, a oni mogę „mieć dostęp do wspaniałej publiczności” – jest niewłaściwe. Każda praca powinna być opłacona – i w zamian za to możemy wymagać.
Oczywiście zdarzają się takie konferencje, na których Ci nie płacą (Cannes), ale  w zamian dają Ci benefity, które są czymś więcej niż kilka tysięcy euro. Jednym z nich jest dostęp do VIP lounge, gdzie spotykasz się z innymi prelegentami, gdzie możesz się napić kawy z Madonną Badger, zamienić słowo z Sheryl Sandberg, czy zapytać o przyszłość agencji reklamowe Martina Sorrella.
Organizatorzy konferencji, którzy zwracają Ci koszty dojazdu naprawdę powinni się wstydzić negocjowania tego, czy zwracają koszty za podróż w jedną czy w 2 strony. Nie przyjedziesz do Gdańska, żeby na dworcu zarobić sobie na bilet powrotny. Takie żenujące negocjacje obniżają jakikolwiek prestiż i wizerunek imprezy.
Najlepsza gra, to taka, która kończy się: win – win.
Jak mówią po rosyjsku – skąpy płaci dwa razy, więc warto zastanowić się czy naprawdę opłaca się zaoszczędzić na wynagrodzeniach dla prelegentów.
Atrakcje dodatkowe
Oprócz tego, że są wykłady i warsztaty – jest czas wolny żeby chłonąć różne rzeczy. Na polskich konferencjach dominują banery i ulotki, a jak mamy szczęście – kawa jest za darmo. W najlepszej sytuacji jest to coffeedesk, w najgorszej – kawa i herbata w jednym.
Zresztą tutaj zagraniczne konferencje nie są jakoś wybitnie lepsze.
W ogóle bym o tym nie pisała i nie uznałabym tego za ważny punkt, gdyby FOM nie powalił mnie na kolana.
W ich sferze „zwiedzania” dowiedziałam się tak samo dużo, co podczas wykładów. Atrakcje, które zapewnił organizator to:

• Genialne maszyny 3D, które robią czekoladki z Twojej głowy (robią Ci zdjęcie, a potem drukują Twój „portret w czekoladzie”) i pokazanie, jak to jest wykorzystywane na imprezach i dlaczego jest lepsze od budki selfie.
• Podpisywanie książek przez autorów
• Rozdawanie przedpremierowych książek
• Spotify prezentujący nowe funkcje
• LinkedIn, który za pomocą drinków i innych przekupstw pokazywał, jak używać jego narzędzia najlepiej.

Oczywiście było dużo gadżetów, notesy, maskotki, skarpetki, butelki itp., ale też mnóstwo maszyn, naklejek, nadruków o nietypowym zastosowaniu, o których z radością powiem opowiedziałam moim klientom.

3. Internet

Czuję się zażenowana samym faktem, że muszę o tym pisać.
Ale niezatroszczenie się, żeby był dobry Internet lub żeby był w ogóle – jest szczytem żenady. Zwłaszcza na technologicznych konferencjach.
Do Cannes na Festiwal przyjeżdża 16 tysięcy ludzi, więc często siada przepustowość sieci. Po prostu nie ma fizycznie możliwości, żeby było lepiej. Ale starają się jak mogą. I dają Internet także wokół Pałacu, żebyś nie był uwięziony.
Najgorszy typ Internetu to taki, który wyłącza się co 10 minut i trzeba się na nowo zalogować do obiektu (np. do multikina) lub taki, który działa jak w czasach Adama i Ewy.
LIVE – na Facebooku i Instagramie jest jednym z najlepszych narzędzi reklamowych. Jeśli nie chcecie się zatroszczyć o uczestników – dla swojego własnego dobra – zatroszczcie się o swoją własną reklamę.
Nie wymieniam tu takich rzeczy jak catering, mapy miejsca, żeby łatwo się było odnaleźć, bilety itp., bo to są już szczegóły, które wierzę, że mogą być dopracowane w sposób prosty i przyjemny.
Ale apeluję o troskę i podstawowe 8 elementów, na których konferencja może tylko zyskać!

Similar Posts:

• F…k trends!
• 1 rzecz skuteczniejsza niż marketing